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Détail de l'offre: ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE)


  • Société: Beetween Posting
  • Secteur d'Activité: Audit, Conseil, Bureaux d'études
  • Région du poste: France: Ile de France
  • Type de poste: ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE)
  • Contrat: CDI
  • Formation: BAC+2
  • Lieu de travail: 75009 Paris
  • Date d'embauche: NC
  • Salaire: NC
  • Référence: yxuak0l1hm
logo de la société


Description du Poste:

Société
Notre client a pour rôle de faciliter la transmission d'entreprises (TPE, PME) dans une mise en relation pertinente entre des repreneurs potentiels et des cédants.

Cette association compte 4 salariés, de délégués bénévoles (retraités et anciens dirigeants d'entreprise), qui interviennent dans les mises en relation à valeur ajoutée entre les repreneurs et les cédants.

Les 220 délégués sont répartis sur 70 sites en France métropolitaine.

Son chiffre d'affaire est de 1 400 000 €.

Mission
Missions principales et activités courantes :

A. Contexte

L'association dont le siège social est à Paris a pour objet social d'établir le rapprochement pertinent entre une personne physique ou morale cherchant à reprendre une entreprise et un cédant. Le moteur de ces mises en relation est constitué de Délégués (220 sur le territoire) répartis sur 70 Délégations. Les délégués sont tous bénévoles et retraités de fonctions de dirigeant d'entreprise.

Un pôle de support à l'activité des Délégués, situé au siège, est composé de deux Assistants(es) dont l'organisation repose sur un fonctionnement en binôme.

B. Tâches et activités principales (communes aux deux assistants(es))


1. Prise en charge administrativement de toute la population « Adhérents » (tout adhérent à l'exclusion des Délégués bénévoles). Traitement et suivi des adhésions et de leurs renouvèlements en provenance des délégations :

a) Classement de toutes les adhésions par numéro d'adhérent (150/mois environ, en moyenne) ;

b) A partir de l'Intranet (dates de validité des adhésions à surveiller et parfois à valider), traitement manuel mensuel des résiliations à venir. Cela consiste à établir chaque mois les listes des adhésions qui arrivent à échéance à deux mois (sur consultation de la base « adhérent » d'Intranet) de leur mise sous enveloppe et l'envoi par courrier postal aux délégués concernés pour avis sur la demande de renouvellement. Dans le cas de réponse positive ou de non réponse, la demande est envoyée à l'adhérent (avec nouveau tarif, si applicable) avec l'enquête de satisfaction. La résiliation peut se faire automatiquement un mois après envoi en cas de non réponse ;

c.)Traitement des chèques (préparation aux dépôts en banque) et paiement par Carte Bancaire. Pointage sur les relevés de banque de toutes les recettes (CB, Virements, chèques) et affectation par code analytique des délégations. Informations fournies alors à la Comptabilité (contrôle de gestion);

3. Envoi trimestriel des informations concernant les recettes et dépenses propres à chaque Délégation (72 Délégations) ;

4. Commandes de fournitures de bureau et contrôle des consommations ;


5. Aide à la préparation et participation aux salons, évènements, réunions plénières, Conventions, Trophées (préparation des badges, accueil et distribution des clés de chambre d'hôtel et des badges,...)

6. Assistance téléphonique ponctuelle auprès des délégués (220 Délégués sur le territoire) dans l'utilisation des outils informatiques, y compris sur les affaires et veille à la complétude des dossiers en relation avec les Délégués;

7. A ce sujet, l'accent est mis sur le fait que les affaires sont visibles alors sur le site Internet fermé (c'est-à-dire ouvert uniquement aux adhérents repreneurs) et doivent donc être pertinents. Si l'affaire est mal renseignée par le Délégué, l'Assistant(e) doit corriger ou à défaut contacter le Délégué à l'initiative du dossier ;


8. Préparation des manifestations de speed-dating (4fois/an) réunissant au siège dans une journée de courts rendez-vous entre des dizaines de Repreneurs et des Intermédiaires ;

9. Assistance au Secrétariat général dans la gestion de l'établissement (photocopieurs, gestion des salles de réunion,...) ;

10. En outre l'Assistant(e) doit être également en mesure d'être associée aux modalités accompagnant les Conseils d'Administration et les Assemblées Générales ;

11. Enfin, dans la relation « commerciale » :

a.) téléphonique qui ne souffre pas d'un manque de courtoisie, veiller le cas échéant à ce que les messages téléphoniques fasse l'objet d'une attention conduisant éventuellement à rappeler le correspondant ;

b). internet : vérifier régulièrement la « boite info », boîte commune au secrétariat et apporter la réponse appropriée aux questions (cette boîte fonctionnelle garantie la continuité de service pour l'assistance au réseau) ;


c). et toute activité qui pourrait se faire jour.

C. Rémunération

Le montant annuel de la rémunération est de 39 000 € (trente mille neuf cents) sur 13 mois, hors prime de fin d'année dont le montant est fonction des résultats obtenus.

2. Traitement du courrier « arrivée » (en alternance avec le collègue). Ouverture et ventilation ;

Le (la) candidat(e) exercera son activité avec un bon degré d'autonomie. En dehors d'une période d'adaptation et de formation sur le tas l'Assistant(e) doit être en mesure en effet de répondre seul(e) aux diverses sollicitations. Aussi, il(elle) devra faire preuve de patience et de pédagogie auprès de ses interlocuteurs dans les relations avec les Délégués et les Adhérents nécessitant une bonne connaissance des différentes procédures ainsi que des outils spécifiques (en particulier ceux accessibles sous l'Intranet).

Le(la) candidat(e) doit avoir une bonne connaissance de Word et d'Excel de Microsoft et de manière générale de l'utilisation de l'outil informatique incluant la messagerie électronique.

Profil
BAC +2 de préférence

Type de profil
- Confirmé (+ 5 ans)
Langues pratiquées
- Français

Préférence pour un(le) candidat(e) ayant une expérience dans les relations commerciales ou doté d'une excellent relationnel.

Qualités : rigueur, autonomie, patience, très bon relationnel.

Statut : non Cadre

Type de Contrat : CDI

Rémunération annuelle brute : Entre 39 K€ et 42 K€

Date d'entrée en fonction : Dès que possible

Lieu d'exercice de la fonction : PARIS (centre)





Mutuelle prise en charge à 55% par l'employeur + prévoyance, prime de fin d'année en fonction des performances

Horaires : 39h par semaine + 2 jours de RTT par mois

Lundi- jeudi : 09h00 - 18h00

vendredi: 09h00 - 17h00


******************* POUR POSTULER *******************
yxuak0l1hm18@candidature.beetween.com
Afin que votre candidature puisse être transmise à la personne en charge du poste, merci d'utiliser l'adresse de candidature ci-dessus et non le formulaire d'actu-cv
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